Kurz gesagt: Der digitale Check-in erlaubt Gästen, die Formalitäten vor oder bei der Ankunft per Smartphone zu erledigen und verkürzt die Schlange an der Rezeption. Man beginnt mit Online-Daten und kann bis zum Zimmerzugang gehen.
Was digitaler Check-in ist
Der digitale Check-in lässt Gäste die Anreiseformalitäten ganz oder teilweise vor oder beim Check-in per Smartphone oder Terminal erledigen. Das verkürzt Wartezeiten an der Rezeption und gibt dem Personal Zeit für wertvollere Aufgaben.
Die möglichen Digitalisierungsstufen
Von minimal (Personendaten vor der Anreise online ausfüllen, Dokumentenprüfung weiter vor Ort) bis vollständig (Zimmerzugang per Code oder App, ganz ohne körperlichen Schritt an der Rezeption). Die Wahl hängt von Haustyp und gewünschtem Serviceniveau ab.
Mit welchen Kosten Sie rechnen sollten
Einfache digitale Vorab-Check-ins haben mäßige Gebühren, oft in der bereits genutzten Hotelsoftware enthalten. Fortgeschrittene Lösungen mit Smart-Locks und völlig selbstständigem Zugang erfordern zusätzlich zur Softwaregebühr eine Anfangsinvestition in Hardware je Zimmer.
Meldepflichten bleiben bestehen
Auch beim digitalen Check-in bleibt die gesetzliche Pflicht, Gästedaten den Behörden zu melden (in Italien über das Portal Alloggiati Web innerhalb von 24 Stunden). Ein gutes System soll die Erfassung der nötigen Daten vereinfachen, nicht diese Pflicht ersetzen. Prüfen Sie die Regeln Ihres Landes mit einem Berater.
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Wann es sich lohnt und wann nicht
Der digitale Check-in lohnt sich am meisten in Häusern mit hohem Aufkommen oder sehr langen Anreisezeiten, in denen nicht immer Personal da sein kann. In einem kleinen familiär geführten B&B gehört der persönliche Check-in oft zum geschätzten Wert und sollte vor einer vollständigen Automatisierung sorgfältig abgewogen werden.
Die Wirkung auf das Rezeptionspersonal
Der digitale Check-in macht Rezeptionspersonal nicht unbedingt überflüssig, verändert aber seine Rolle: weniger Zeit für wiederkehrende Formalitäten, mehr für Betreuung, persönliche Tipps und Sonderwünsche. Diese Veränderung sollte dem Team gut erklärt werden, damit sie als Chance und nicht als Bedrohung gilt.
Ein hybrider Ansatz funktioniert oft am besten
Viele erfolgreiche Häuser bieten den digitalen Check-in als schnelle Option an und behalten daneben den persönlichen Empfang für Gäste, die klassischen menschlichen Kontakt wünschen. Die Wahl liegt beim Gast, nicht in einem einheitlichen Modell.
Häufige Fragen
Muss ich trotzdem Dokumente prüfen?
Die Regeln hängen von Haus und lokalem Recht ab: Fragen Sie einen Berater.
Was kostet es?
Das hängt von der gewählten Stufe ab: Holen Sie ein vollständiges Angebot ein.
Kann es auch die Kurtaxe erfassen?
Ja, wo anwendbar, kann es auch diese erfassen.
Wie kann ich es testen?
Mit 14 Tagen kostenloser Testphase. Sehen Sie die Seite für Hotels und B&Bs.
Was Sie heute tun können, in 3 Schritten
- Listen Sie die Formalitäten auf, die Sie von Hand erledigen.
- Wählen Sie die Digitalisierungsstufe.
- Testen Sie mit 3 Gästen.
