Zentrale Rechnungsstellung für Filialen

Kurz gefasst: Mit der zentralen Rechnungsstellung erhalten Sie eine einzige periodische Sammelrechnung für alle Standorte, was die Erfassung und Abstimmung erheblich vereinfacht.

Das Problem der fragmentierten Rechnungsstellung

Der Erhalt einer separaten Rechnung für jeden einzelnen Standort oder Betrieb vervielfacht den administrativen Aufwand: mehr Dokumente zur Erfassung, mehr Fristen zur Überwachung und ein höheres Fehlerrisiko bei der buchhalterischen Abstimmung.

Wie die zentrale Rechnungsstellung in der Praxis funktioniert

Bei der zentralen Rechnungsstellung erhält die Gruppe oder das Franchise-Unternehmen eine einzige periodische Sammelrechnung, die die Kosten aller Standorte zusammenfasst. Dies vereinfacht die Buchhaltung drastisch und ermöglicht einen einheitlichen Überblick über die Gesamtausgaben für den jeweiligen Anbieter oder Dienst.

Der Mengenrabatt: Ein häufig verbundener Vorteil

Viele Anbieter, die eine zentrale Rechnungsstellung ermöglichen, gewähren zudem automatisch steigende Rabatte basierend auf der Gesamtzahl der verwalteten Standorte. Dies ist ein natürlicher Anreiz, mehrere Standorte unter demselben Vertrag zu bündeln, anstatt für jeden Standort einzeln zu verhandeln.

Der zentrale Ansprechpartner als Mehrwert

Neben der Rechnung bringt die zentrale Rechnungsstellung oft auch einen festen Ansprechpartner für die gesamte Gruppe mit sich. Dieser kennt die Gesamtsituation und kann Anfragen, Probleme oder neue Aktivierungen bearbeiten, ohne dass für jeden Standort neu begonnen werden muss.

Wann es sich lohnt, explizit danach zu fragen

Wenn ein Unternehmen mehr als 3-5 Standorte bei demselben Anbieter hat, lohnt es sich immer, explizit nach einer Option für zentrale Rechnungsstellung mit Mengenrabatt zu fragen. Viele Anbieter bieten dies nur auf Anfrage an, nicht immer proaktiv.

Verwaltung von Standorten mit unterschiedlichen Kostenstellen innerhalb derselben Gruppe

Für Gruppen mit Standorten, die intern verschiedenen Gesellschaften oder Kostenstellen zugeordnet sind, ermöglichen einige Anbieter dennoch eine konsolidierte Rechnung mit einer detaillierten Aufschlüsselung pro Standort im Anhang. Diese Lösung bewahrt die Einfachheit einer einzigen Zahlung, ohne die intern erforderliche buchhalterische Nachvollziehbarkeit zu verlieren.

Was passiert bei Schließung oder Verkauf eines Standorts

Bei einer gut strukturierten zentralen Rechnungsstellung erfordert das Entfernen eines Standorts aus dem Vertrag (aufgrund von Schließung oder Verkauf) typischerweise nur eine Mitteilung an den Anbieter, ohne dass ein separater Vertrag für diesen einzelnen Standort gekündigt werden muss.

Häufig gestellte Fragen

Was ändert sich in der Buchhaltung?

Weniger Dokumente und weniger zu überwachende Fristen. Klären Sie dies mit Ihrem Steuerberater.

Kann ich Details pro Standort einsehen?

Ja, die Zusammenfassung kann die Positionen für jeden Standort einzeln ausweisen.

Wo sehe ich die Kosten?

Lesen Sie, was die Verwaltung von 5 Standorten kostet.

Wie kann ich es testen?

Mit 14 Tagen kostenloser Testversion. Entdecken Sie die Seite für Ketten und Multi-Standorte.

3 Schritte für heute

1. Listen Sie die einzubeziehenden Standorte auf.
2. Fordern Sie eine Beispielrechnung an.
3. Vergleichen Sie diese mit den aktuellen Rechnungen.